Toelichting einddeclaratieproces ESF Actie E
De projectadministratie vormt de basis voor uw einddeclaratie.
De volgende stukken moet u in uw projectadministratie opnemen:
- Eindverslag van de adviseur
- Facturen van de adviseur
- Betaalbewijzen facturen adviseur
- Berekening subsidiabele kosten
- Bewijsstuk voor draagvlak medewerkers
De projectadministratie voert u vervolgens in als bijlagen bij de einddeclaratie via het Subsidieportaal van Agentschap SZW.
- Eindverslag van de adviseur
De door u ingehuurde adviseur levert een eindrapport over de diagnose, het advies, het implementatieplan of het projectverslag. De adviseur is verplicht om in het document melding te maken van de medefinanciering van ESF aan het project. Uw adviseur kan daarvoor de standaard medefinancieringstekst (bijvoorbeeld: Dit project is mede mogelijk gemaakt dankzij een bijdrage uit het Europees Sociaal Fonds) en het ESF logo opnemen in de rapportage. Dit document neemt u op als bijlage bij uw einddeclaratie. Meer informatie over publiciteit en het ESF-logo vindt u bij het onderdeel promotie en publicteit en in de brochure Duidelijk in beeld. - Facturen van de adviseur
De gewaarmerkte facturen van de adviseur (met een specificatie waaruit blijkt op welke data er werkzaamheden zijn verricht en door welke adviseur) neemt u op in de projectadministratie. Deze facturen en specificaties dient u als pdf in bij uw einddeclaratie. In paragraaf 5.1. en bijlage 3 van de HPA vindt u informatie over het waarmerken van documenten. - Betaalbewijzen facturen adviseur
Alleen facturen die door u zijn betaald komen voor subsidie in aanmerking. Het betaalbewijs per factuur neemt u op in de projectadministratie en maakt deel uit van de einddeclaratie. Als betaalbewijs geldt een gewaarmerkte kopie van een bankafschrift of een uitdraai uit een internetbankiersysteem. Maakt u gebruik van batchbetalingen, dan is ook een specificatie van de batchbetaling verplicht. - Berekening subsidiabele kosten
Het verplichte formulier berekening subsidiabele kosten vindt u in de rubriek formulieren en sjablonen bij het onderdeel einddeclaratie.
In het eerste tabblad van dit formulier vindt u een invulinstructie en een beschrijving op welke manier u de facturen en betaalbewijzen moet aanleveren. - Bewijsstuk voor draagvlak medewerkers
Als aanvrager moet u kunnen aantonen dat u uw werknemers actief betrokken hebt bij uw project. Dit doet u door bijvoorbeeld het project voor te leggen aan de ondernemingsraad. Ook kunt u een bijeenkomst organiseren waarin de werknemers worden geïnformeerd en de mogelijkheid krijgen om hun ideeën in te brengen. Een verslag van de bijeenkomst of de verklaring van de ondernemingsraad neemt u op in de projectadministratie en de einddeclaratie. Het verslag of de verklaring moet ondertekend zijn door de ondernemingsraad, de personeelsvertegenwoordiging of medewerkers.
Alle originele of gewaarmerkte documenten moeten aanwezig zijn in de projectadministratie en beschikbaar blijven tot en met december 2020.
Controle projectadministratie
Agentschap SZW controleert uw einddeclaratie. Binnen dertien weken na het indienen van uw einddeclaratie ontvangt u een beslissing. Vervolgens ontvangt u het subsidiebedrag waarop u recht heeft. Steekproefsgewijs zal Agentschap SZW uw project op locatie controleren. Het is ook mogelijk dat u gevraagd wordt om met uw projectadministratie naar Agentschap SZW te komen voor de controle.