Project in uitvoering en voortgangsverslag

Iets veranderen aan het project

Soms gaan zaken anders dan verwacht. Omdat bijvoorbeeld blijkt dat een activiteit in een andere vorm beter aansluit bij de doelgroep. Of iets kost veel meer uren om te organiseren; of juist veel minder uren dan gedacht. Of een activiteit kan niet doorgaan en u zou het budget daarvoor graag aan een andere activiteit willen besteden. 

Neem altijd contact op met de helpdesk van UVB. Grote wijzigingen in het project moeten namelijk worden beoordeeld en goedgekeurd voordat u ze mag doorvoeren. 

Een wijzigingsverzoek is meestal nodig als:

• een projectactiviteit inhoudelijk wijzigt, wordt geschrapt of uitgebreid;
• als de kosten van de activiteit meer dan 10% hoger of lager uitvallen dan begroot.

Een wijzigingsverzoek wordt inhoudelijk getoetst. UVB beoordeelt of de wijziging aansluit bij de knelpunten uit de bedrijfsanalyse. Ook wordt bekeken of de wijziging niet zo omvangrijk is, dat er eigenlijk sprake is van een nieuwe subsidieaanvraag. Dat mag namelijk niet en zal worden afgewezen. Verder wordt getoetst of de verhouding tussen de uitgaven voor duurzame inzetbaarheidsactiviteiten en voor eerder stoppen met werken nog klopt. Die verhouding moet zijn:

• minimaal 25% voor duurzame inzetbaarheid; 
• maximaal 75% procent voor uitkeringen voor eerder stoppen met werken.

Hierbij wordt het percentage berekend over de subsidie, na aftrek van de subsidie van € 5.000 voor de bedrijfsanalyse, de kosten voor de accountant en de toeslag voor overhead.

Na een jaar: tussentijds voortgangsverslag

Als uw project een looptijd heeft die langer is dan 16 maanden, moet u een voortgangsverslag maken. Ook als u nog een tweede voorschot op de subsidie wilt aanvragen is een voortgangsverslag verplicht. Is uw project korter en hoeft u geen extra voorschot, dan slaat u deze stap over.

Na het eerste projectjaar stelt u uw voortgangsverslag op. Daarna laat u uw accountant het verslag en de projectadministratie controleren. Zo weet u alvast of u op de goede weg zit en uw administratie aan de eisen voldoet. En voorkomt u dat u achteraf onnodig subsidie misloopt. 

De kosten die u maakt voor de controle door de accountant komen volledig voor subsidie in aanmerking, tot een maximum van € 10.000. Als de kosten hoger zijn, ontvangt u voor het resterende bedrag een subsidie van 50%. Het precieze bedrag voor uw project vindt u in uw subsidiebeschikking. 

Bij het voortgangsverslag kunt u ook een extra voorschot op de subsidie aanvragen. U onderbouwt de hoogte van het voorschot met uitgaven en verplichtingen. Het gevraagde nieuwe voorschot plus het eerder ontvangen voorschot mogen samen niet meer dan 80% van de subsidie bedragen. 

Het tussentijds voortgangsverslag bestaat uit een inhoudelijk en een financieel deel. Daarna laat u uw accountant het verslag en de projectadministratie controleren. De accountant rondt zijn werkzaamheden af met een rapport van feitelijke bevindingen.

Hoe neem je de loonkosten op basis van een addendum op?

Als u interne loonkosten heeft die u verantwoordt op basis van een addendum met de betrokken medewerker, dan kan het soms lastig zijn om deze op te nemen in het format verantwoording kosten. 

Als een medewerker op basis van een addendum aan meerdere projectactiviteiten meewerkt, verdeelt u de loonkosten naar rato over de activiteiten. Overleg zo nodig met uw accountant over hoe u dit doet. Zorg dat de verdeling een reële inschatting is: ga na of de gerealiseerde uren en de begrote uren overeenkomen. U moet het addendum aanpassen als er wijzigingen zijn in de projectwerkzaamheden of in het aantal uren dat de werknemer aan deze werkzaamheden besteedt. Na afronding van uw project maakt u de balans op en geeft u de werkelijk gemaakte uren door.

Binnen 8 weken indienen in het subsidieportaal

U heeft na afloop van het eerste projectjaar acht weken de tijd om de bovenstaande stukken in te dienen in het Subsidieportaal. Log hiervoor in op het Subsidieportaal. Ga naar ‘Aanvragen’ en klik op het tabblad 'Voortgangsrapportages’. Daar vindt u het e-formulier om de stukken in te dienen. U start het formulier door op ‘openen’ te klikken. 

De BSN-lijst mag u alleen in de BSN-tool op het Subsidieportaal uploaden. In de Handleiding indienen BSN-rapportage leest u hoe u de BSN-lijst uploadt.

Na het indienen van het tussentijds voortgangsverslag

Nadat u de documenten in het subsidieportaal heeft geüpload, ontvangt u een ontvangstbevestiging per e-mail. Daarna beoordeelt UVB de documenten. Als er vragen zijn, plant een medewerker van UVB een gesprek met u in. Als er geen vragen zijn, ontvangt u hierover per e-mail een bericht.

Meestal ontvangt u binnen twee maanden na de ontvangstbevestiging bericht of er een gesprek zal plaatsvinden of dat uw stukken akkoord zijn en een gesprek niet nodig is. Soms duurt de beoordeling langer en kan dit tot vier maanden duren. Mocht u vragen hebben die niet tot die tijd kunnen wachten, kunt u altijd contact opnemen met de helpdesk van UVB.