Project in uitvoering

Aan de slag

De subsidie is verleend. Een mooi moment, want nu kunt u concreet aan de slag met uw plannen om de duurzame inzetbaarheid op de werkvloer te verbeteren. Tegelijk is het belangrijk om u meteen te verdiepen in de administratieve eisen. Zo zet u de projectadministratie aan de start meteen goed op en voorkomt u dat u na afloop van het project onnodig subsidie misloopt.

In de Handleiding projectadministratie (HPA) staat alles uitgelegd. Hoe zet je de projectadministratie op? Hoe en waarvoor schakel je een accountant in? Aan welke regels moet het inkoopproces voldoen? Hiervoor raadpleegt u de HPA.

Na de subsidieverlening kunt u deelnemen aan een webinar. Hierin wordt u geïnformeerd over zaken als de regels rondom de projectadministratie en het verplicht inhuren van een accountant. Heeft u meer of andere vragen? Dan kunt u ook contact opnemen met de helpdesk.

Kies startdatum project

U bepaalt zelf wanneer uw project start. Wel moet de startdatum liggen tussen het moment waarop u de subsidieaanvraag heeft ingediend en drie maanden na de datum van de beschikking tot subsidieverlening. U kiest zelf hoe lang uw project loopt. Dat mag tot en met 31 december 2025 zijn, maar ook korter. Er is geen minimale projectduur.

Na afronding van het project: aanvraag tot subsidievaststelling

De meeste projecten hebben een looptijd van ongeveer 2 jaar. Korter mag ook; dat bepaalt u zelf. Op uiterlijk 31 december 2025 moeten alle projecten zijn afgerond. U heeft 22 weken na de einddatum van uw project om de digitale aanvraag voor subsidievaststelling te doen.

Voor de aanvraag tot subsidievaststelling moet u een voortgangsverslag en een financieel verslag indienen. De formats voor deze stukken kunt u eind 2023 vinden op deze website. De accountant moet een controle uitvoeren over de verslagen en de projectadministratie en hierover verslag uitbrengen. Het protocol dat de accountant hiervoor nodig heeft vindt u eind 2023 op deze website.

Wat moet ik doen als ik iets wil veranderen in het project?

Soms gaan zaken anders dan verwacht. Omdat bijvoorbeeld blijkt dat een activiteit in een andere vorm beter aansluit bij de doelgroep. Of iets kost veel meer uren om te organiseren; of juist veel minder uren dan gedacht. Of een activiteit kan niet doorgaan en u zou het budget daarvoor graag aan een andere activiteit willen besteden. Neem altijd contact op met de helpdesk van UVB. Grote wijzigingen in het project moeten namelijk worden beoordeeld en goedgekeurd voordat u ze mag doorvoeren. De helpdesk kan hierover meer vertellen.
Meer lezen over wijzigingsverzoeken en de beoordeling daarvan? Volg dan deze link naar de pagina wijzigingsverzoeken.

Na een jaar: voortgangsverslag en voortgangsgesprek

Een jaar na de startdatum stelt u een voortgangsverslag op. Hiervoor is een format  gemaakt. Dit verslag en de projectadministratie moeten door de accountant worden gecontroleerd. Hiervoor heeft u acht weken de tijd. Het protocol dat de accountant nodig heeft vindt u eind 2023 op deze website.
Nadat u deze documenten in het subsidieportaal heeft geupload, plant een medewerker van UVB een gesprek met u in. In dit voortgangsgesprek blikt u terug op het eerste projectjaar en kijkt u vooruit op de resterende maanden. Als u een extra voorschot heeft gevraagd wordt dit ook besproken. Meer informatie over voorschotten vindt u op de pagina Voorschotten. U ontvangt vooraf een agenda met de te bespreken onderwerpen.