Hoe wordt de aanvraag beoordeeld? Een kijkje achter de schermen bij Uitvoering van Beleid

Nadat de subsidieaanvraag is ingediend en ontvangen door Uitvoering van Beleid start de beoordeling. Philip vertelt: “Na ontvangst van de subsidieaanvraag verstuurt Uitvoering van Beleid een ontvangstbevestiging aan de aanvrager. Vervolgens beginnen we met de volledigheidstoets. De regeling schrijft voor dat de subsidieaanvraag in ieder geval moet bestaan uit een bedrijfsanalyse, een activiteitenplan en een begroting. Daarnaast wordt een bewijs van de bank gevraagd als verificatie van het opgegeven bankrekeningnummer, de IBAN. Als deze stukken inderdaad aanwezig zijn, ontvangt de aanvrager een brief waarin staat dat de aanvraag volledig is verklaard en inhoudelijk in behandeling wordt genomen. Daarmee start de inhoudelijke beoordeling van de aanvraag. UVB heeft voor de beoordeling tot 13 weken na sluiting van het aanvraagtijdvak de tijd.”

"De regeling schrijft voor dat de subsidieaanvraag in ieder geval moet bestaan uit een bedrijfsanalyse, een activiteitenplan en een begroting."

En als de aanvraag niet in één keer volledig is?

“Dan krijgt de aanvrager een brief met het verzoek de aanvraag aan te vullen met de ontbrekende stukken. De behandeltermijn start dan op de dag waarop we de aanvullende stukken ontvangen hebben. Nadat de subsidieaanvraag volledig is verklaard, gaan we aan de slag met de inhoudelijke beoordeling.”

Waar bestaat de inhoudelijke behandeling uit? Waar beoordelen jullie de aanvraag op?

“De inhoudelijke beoordeling valt grofweg uiteen in twee onderdelen. Allereerst bekijken we de inhoud vanuit de vragen: welke activiteiten zullen worden uitgevoerd? En zijn deze subsidiabel? Met andere woorden: passen deze enerzijds bij de thema’s en anderzijds bij de activiteiten uit de regeling? Belangrijk is natuurlijk ook dat de activiteiten zijn gericht op het aanpakken van de knelpunten uit de bedrijfsanalyse. Daarna kijken we ook of de activiteiten na afloop van het project een structureel positief effect hebben.”

“Het andere onderdeel van de behandeling is gericht op de meer formele vereisten van de regeling. Er wordt gekeken of de aanvraag op tijd is ingediend en of de tekenbevoegdheid in orde is. Ook kijken we naar de projectperiode, de planning en de opzet van de projectadministratie. Daarna volgt het financiële deel. Hier bekijken we onder meer of de kosten noodzakelijk zijn en in redelijke verhouding staan tot de activiteiten. Daar kunnen natuurlijk ook kosten tussen zitten die op voorhand niet subsidiabel zijn. En we beoordelen of de gehanteerde uurtarieven aannemelijk zijn en of de kosten voldoende zijn gespecificeerd, onder meer door middel van de PxQ, ofwel prijs maal hoeveelheid.”

"Belangrijk is natuurlijk ook dat de activiteiten zijn gericht op het aanpakken van de knelpunten uit de bedrijfsanalyse."

Komt het ook weleens voor dat jullie de subsidie niet toekennen?

“Na de inhoudelijke behandeling vormen wij een eerste oordeel over de subsidieaanvraag. Het kan zijn dat we de subsidieaanvraag niet meteen kunnen goedkeuren. In dat geval zetten we doorgaans onze bevindingen in een zogenaamde ‘vragenbrief’. Hierin vragen wij de subsidieaanvrager om per bevinding een reactie te geven. Dit kan bijvoorbeeld gaan om een verdere toelichting op een activiteit, of een nadere specificatie van een begrotingspost. De aanvrager heeft 14 dagen de tijd om op deze brief te reageren.” 

“Als we een reactie hebben ontvangen, gaan we na of de vragen voldoende zijn beantwoord. Als dit zo is dan gaan we over tot een positieve beschikking op de subsidieaanvraag. Is dit niet het geval, dan kan de aanvraag nog niet (geheel) worden goedgekeurd. We gaan dan over tot een zogenaamd ‘voornemen tot afwijzing’ van de subsidieaanvraag of een deel daarvan. Hierin wordt aangegeven welke onderdelen van de subsidieaanvraag vooralsnog worden afgewezen en op welke gronden. De aanvrager heeft vervolgens weer 14 dagen de tijd om een eigen zienswijze op dit voornemen te geven. Deze zienswijze zal meewegen bij de uiteindelijke beslissing op de subsidieaanvraag.” 

“De uiteindelijk beslissing kan dus uit 3 smaken bestaan. In het ideale geval wordt de subsidie geheel volgens de aanvraag verleend. Maar het kan ook zo zijn dat de subsidieaanvraag slechts deels, of zelfs helemaal niet wordt gehonoreerd. De motivatie hiervoor wordt dan opgenomen in de beschikking. Uiteraard kan de subsidieaanvrager altijd bezwaar maken tegen een subsidiebeschikking.”

"Als u er niet uitkomt, neem dan altijd contact op met de helpdesk Uitvoering van Beleid."

Heb je nog tips voor aanvragers om de subsidieaanvraag sneller te laten verlopen?

“Zorg ten eerste dat de aanvraag volledig wordt ingediend. Dat een eventuele machtiging is getekend door een daartoe bevoegd persoon (raadpleeg het handelsregister). Wees altijd zo duidelijk en volledig mogelijk bij het invullen van de onderdelen van het activiteitenplan en de begroting. Als u er niet uitkomt, neem dan altijd contact op met de helpdesk Uitvoering van Beleid. Dan kunnen wij meedenken en vertraging misschien wel voorkomen.”