Vraag 93: Addendum: vormvereisten/functieomschrijving

Vraag:  In de HPA (versie 1 februari 2016) staan in par. 3.1.3.2 de vormvereisten voor het  gebruik van addenda:
Een addendum bij de arbeidsovereenkomst kan worden gebruikt voor iemand die een voorafvastgesteld percentage van zijn arbeidstijd wordt ingezet voor uitsluitend ESF-activiteiten.(….)
De volgende zaken zijn van belang bij het gebruik van een addendum:
• In principe pas vanaf het moment dat het addendum is afgesloten en gedateerd en getekend door werkgever en werknemer kunnen kosten worden opgenomen. Wanneer u hiervan afwijkt wordt geadviseerd om hierover contact te zoeken met uw accounthouder.
• Het addendum bevat een omschrijving van de ESF-werkzaamheden die ten behoeve van het project worden uitgevoerd.
• In het addendum wordt opgenomen voor welk gedeelte van de arbeidstijd de medewerker ESF-werkzaamheden uitvoert.
• Daarnaast bevat de administratie tevens een functiebeschrijving.
(….)

In de formulering is bewust ruimte gelaten om op het aspect tijdigheid maatwerk te leveren. Eerder is, afgestemd met de AA, toestemming gegeven voor het gebruik van een functiebeschrijving ipv een addendum mits daarin dezelfde elementen zijn opgenomen als in het addendum (inhoud van de werkzaamheden en percentage ESF werkzaamheden).

Later is daar de situatie bijgekomen waarbij er wel een addendum is maar niet tijdig, dzw voorafgaand aan de start van de ESF werkzaamheden, getekend. Ook hier is in bepaalde situaties mee ingestemd, ook omdat sommigen vinden dat je zelfs beter achteraf kunt verklaren hoeveel tijd er is besteed aan ESF werkzaamheden dan vooraf.

Vraag: Maakt het uit wanneer het addendum is getekend?
Zo ja, per wanneer dan en aan welke voorwaarden moet zijn voldaan?
Zo nee, aan welke voorwaarden moet zijn voldaan?

Antwoord: Het addendum moet zijn getekend door medeweker en leidinggevende. Het tijdstip waarop is niet relevant.

Uit de aanvullende stukken in de projectadministratie moet blijken dat de betreffende medewerker vanaf de opgegeven startdatum met de ESF werkzaamheden bezig was. Aanvullende stukken die hierbij gebruikt kunnen worden zijn de functiebeschrijving en bijv. de caseloadoverzichten en bijbehorende prestatieverantwoording (ingeval van VCV) of het bestendige rooster (ingeval van scholen). De functiebeschrijving kan in de plaats komen van het addendum mits de inhoud van de werkzaamheden en percentage ESF werkzaamheden hieruit blijkt.

NB. Functiebeschrijving zoals hier bedoeld is een document dat los van het ESF project is opgesteld om aan de medewerker de inhoud van zijn werkzaamheden duidelijk te maken, niet een beschrijving achteraf specifiek ten behoeve van het ESF project.