6.2 Het gebruik van kopieën, elektronische versies en digitale administraties
Van bewijsstukken wordt het originele stuk, dan wel een kopie of elektronische versies (zoals een scan) van het originele stuk bewaard. De overzetting van de gegevens van het originele stuk naar een kopie of een elektronische versie dient te voldoen aan de hiervoor genoemde procedure in bijlage 2 van de subsidieregeling. In de e-formulieren (voortgangsrapportage, einddeclaratie) tekent de aanvrager ervoor dat bij gebruik van kopieën of elektronische versies in de projectadministratie deze overeenkomen met de originele stukken. Voor de gebruikte individuele kopieën en elektronische versies hoeft hiervoor niets geregeld te worden.
Indien u gebruik maakt van elektronische versies betekent dit dat u er zorg voor moet dragen dat deze bestanden tot het einde van de bewaartermijn benaderbaar zijn en geraadpleegd kunnen worden via de in gebruik zijnde hard- en software. In bijlage 2 van de subsidieregeling is ook de procedure beschreven voor het bewaren van stukken die uitsluitend in elektronische versie bestaan, zoals een digitale factuur of digitale urenregistraties. De geautomatiseerde systemen waarvan deze elektronische versies deel uitmaken, dienen voorzien te zijn van aanvaarde beveiligingsmaatregelen. Een voorbeeld hiervan zijn de regels hieromtrent van de Belastingdienst (Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht). Andere voorbeelden van aanvaarde beveiligingsmaatregelen zijn de Baseline Informatiebeveilingsbeleid Rijksdienst (BIR) en de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG).
NB1: Subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor een juiste opslag van bescheiden, ook al belast de subsidieontvanger een derde hiermee. De subsidieontvanger dient er ook voor te zorgen dat de bescheiden vrij toegankelijk zijn en blijven. Dit mede met het oog op de ontwikkelingen met betrekking tot digitale netwerken en databases zoals clouds.
NB2: De bewaartermijn van de Belastingdienst kan afwijken van de bewaartermijn volgens deze regeling. De aanvrager is verantwoordelijk voor het beschikbaar zijn van (elektronische) documenten gedurende de gehele vereiste bewaartermijn.