4.3.3 Prestatieverantwoording

Bij de prestatieverantwoording van interne loonkosten dient de relatie te worden gelegd tussen de betreffende ESF-activiteit, de tijd die besteed is aan de deelnemers (leerlingen) en de gedeclareerde uren van het personeel. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het declareren van uren via een urenregistratie of via een addendum.

Prestatieonderbouwing bij urenregistratie

• Het meest eenvoudige is het onderbouwen van de uren met behulp van een aanwezigheidregistratie. De medewerker en deelnemer tekenen/paraferen beiden voor de prestatie. Voor meer gegevens wordt verwezen naar paragraaf 2.3.1 (onderdeel scholing).
• Een zeer gangbare manier om uren te onderbouwen is een tijdsregistratie, waarbij de medewerker de uren vastlegt en de leidinggevende de uren fiatteert (zie ook paragraaf 3.1.3.1 voor de nadere voorwaarden). De deelnemers tekenen dus zelf niet voor hun aanwezigheid, wat voor deze specifieke doelgroep ook is toegestaan. Aan deze registratie dient dan wel een objectief bewijsstuk te worden toegevoegd, waaruit de relatie met activiteit en deelnemer blijkt. Denk hierbij vooral aan een integraal schoolrooster (voor interne leerwerkplekken en cursussen) of stageverslagen (voor stagebegeleiding. Let op: Hiermee worden alleen de contacturen met de leerling onderbouwd. Indien u overige stagegerelateerde zaken wilt declareren, dan kan dit het beste plaatsvinden via de zogenaamde caseloadmethodiek).
• Een afgeleide vorm van voorgaande methode is de zogenaamde roostermethodiek. Deze methodiek is bruikbaar voor roostergebonden activiteiten, die vrij bestendig zijn. In een dergelijke situatie tekent de medewerker vooraf het maandrooster (of 4 weken rooster). Hiermee wordt tot uiting gebracht dat de medewerker voornemens is deze activiteiten te gaan uitvoeren. De leidinggevende fiatteert na afloop van de betreffende periode de uren en corrigeert deze eventueel aan de hand van afwezigheid van de betreffende medewerker.

NB: Voor alle hiervoor genoemde wijzen van prestatieonderbouwing geldt dat deze alleen betrekking kunnen hebben op contactgebonden uren (medewerker-leerling). Overige niet-contactgebonden uren kunnen eventueel worden onderbouwd met de jaartaakbrief c.q. normjaartaak, mits deze daartoe geschikt is. Er kunnen in dat geval niet meer uren gedeclareerd worden als genoemd in de jaartaakbrief.

Voorbeeld
Docent Janssen doceert 16 uur per week aan ESF-deelnemers. Voor dit vak besteed hij 3 uur per week aan voor- en nawerk. In de jaartaakbrief staat aangegeven dat docent Janssen 930 lesuren verzorgt en dat 300 uur besteed kunnen worden aan voorbereiding/correctie.
In dit geval worden de 16 lesuren onderbouwd middels één van de drie manieren zoals hiervoor omschreven. Het voor- en nawerk kan ook gedeclareerd worden. De jaartaakbrief dient dan als onderbouwing en het totaal aantal uren is akkoord, zolang het aantal van 300 (op jaarbasis) niet wordt overschreden.

Prestatieonderbouwing bij addendum
Een addendum dient te voldoen aan de voorwaarden zoals genoemd in paragraaf 3.1.3.2. Een addendum alleen is niet voldoende om loonkosten te onderbouwen, en dient in dit verband voor de vastlegging van de uren. De prestatie dient hierbij ook nog te worden onderbouwd.

Addendum bij roostergebonden activiteiten
Bij een vrij bestendig rooster is het mogelijk om de uren vast te leggen via een addendum. De prestatie wordt in dit geval onderbouwd via het integrale schoolrooster.

Addendum in combinatie met caseload
Deze methode is in feite niet anders dan hetgeen is opgenomen in paragraaf 3.1.3.3. De uren worden vastgelegd middels een addendum. Vooraf wordt een opgave gedaan van de caseload. Op vooraf afgesproken (peil)data wordt beoordeeld wat de omvang van de caseload is en welk deel van de loonkosten alsdan kan worden toegerekend.
Het werken met een query zal bij de doelgroep PRO/VSO niet aan de orde zijn. Overleg met Uitvoering Van Beleid op welke wijze het outputbestand tot stand moet komen.

Het voorgaande heeft betrekking op de vastlegging van de uren en de wijze van toerekening van de caseload. De prestatie dient echter nog te worden onderbouwd. Van deelnemers die op een bepaalde peildatum tot de caseload behoren, dienen in de administratie gegevens/documenten voorhanden te zijn waaruit de activiteiten blijken.

Voorbeeld
De methodiek van addendum in combinatie met caseloadverantwoording zal doorgaans gebruikt kunnen worden bij stagebegeleiding. Van de deelnemers die op de peildatum tot de caseload behoren, dient dus aangetoond te worden dat ze op dat moment begeleid zijn in hun stage. Idealiter wordt dit dan aangetoond met stageverslagen en een stagecontract.