1. Inleiding

Het Europees Sociaal Fonds (ESF) is één van de structuurfondsen van de Europese Unie. Het is een financieringsmiddel voor projecten in, onder meer, Nederland. De regels waaraan een ESF-project moet voldoen vindt u in de Subsidieregeling ESF 2014-2020 (hierna subsidieregeling). Uitvoering Van Beleid heeft deze Handleiding Projectadministratie (HPA) uitgegeven om u als aanvragers/begunstigden van ESF-subsidie te helpen voldoen aan de regels die gelden voor de projectadministratie in de programmaperiode 2014-2020. In deze HPA wordt aangegeven hoe de projectadministratie kan worden ingericht en welk bewijsmateriaal nodig is om de subsidiabiliteit van de kosten aan te tonen. Deze HPA biedt praktische handreikingen en formats voor het voeren van een projectadministratie voor het ESF-thema Actieve Inclusie (voor acties genoemd in de subsidieregeling).
De aanvragers voor dit thema zijn  de centrumgemeenten van de arbeidsmarktregio’s, UWV en het ministerie van Justitie en Veiligheid.

Deze HPA bevat algemene handvatten voor de administratieve vastlegging. Gelet op het algemene karakter kan er derhalve ook niet ingegaan worden op specifieke situaties en is er evenmin sprake van een limitatieve opsomming van toegestane- c.q mogelijke wijzen van administratieve vastlegging.

Voor deze handleiding geldt dan ook het motto ‘comply or explain’. Hiermee wordt bedoeld dat, wanneer u bij het voeren van uw projectadministratie de aanwijzingen in deze handleiding opvolgt (‘comply’), uw projectadministratie in opzet aan de verplichtingen uit de subsidieregeling voldoet.  Hiervan afwijken is mogelijk. Wel dient u dit af te stemmen met Uitvoering Van Beleid, zodat u aannemelijk kunt maken (explain) dat uw systematiek in opzet aan de verplichtingen uit de subsidieregeling voldoet. Op die manier beperkt u het risico dat achteraf wordt geconcludeerd dat uw projectadministratie niet aan de eisen voldoet en kosten worden afgekeurd waardoor de subsidie lager uitvalt.

Het risico dat de verantwoording niet voldoet aan de regelgeving ligt te allen tijde bij de aanvrager van de ESF-subsidie.

Het advies is om alleen eenvoudig te verantwoorden kosten op te nemen in uw project.