Inmiddels is de opstartfase achter de rug en u bent begonnen aan uw project. Op deze pagina leest u wat u kunt verwachten in deze fase en wat u moet doen als er iets verandert in uw project. Ook leest u alles over de BSN-rapportages en vindt u alle documenten die nodig zijn om de realisatie van uw project te verantwoorden.
Dit moet u doen tijdens de uitvoering van uw project
- Voer uw project uit zoals u heeft aangegeven in uw aanvraag.
- Houd de voortgang van uw project bij.
- Lever tussentijdse rapportages in op de gevraagde momenten.
- Neem contact op met uw contactpersoon als u wijzigingen wilt doorvoeren.
- U kunt een uitnodiging ontvangen voor monitorgesprekken om de stand van zaken van uw project te bespreken.
Rapportages inleveren
Tijdens de uitvoering van uw project moet u mogelijk tussentijdse rapportages inleveren. Deze rapportages helpen om de voortgang van uw project te volgen. U vindt de benodigde documenten en sjablonen op de pagina Regelgeving en documenten.
Wanneer levert u uw rapportages op?
- De exacte momenten waarop u rapportages moet inleveren, staan in uw projectplan en de voorwaarden van uw subsidie.
- Meestal wordt er gevraagd om tussentijdse rapportages op vaste momenten, bijvoorbeeld halfweg uw project.
Na het inleveren van een rapportage
- Wij beoordelen uw rapportage.
- U krijgt feedback of uw project volgens plan verloopt.
- Als er problemen zijn, nemen wij contact met u op om deze op te lossen.
Iets veranderen aan het project
Soms loopt iets anders dan gepland. Bijvoorbeeld:
- Een activiteit past beter bij uw doelgroep als u deze anders aanpakt.
- Een activiteit kost meer of minder tijd dan u dacht.
- Een activiteit kan niet doorgaan en u wilt het budget hiervoor aan een andere activiteit besteden.
Neem in deze gevallen altijd contact op met de aangewezen contactpersoon voor uw regio. Grote veranderingen in uw project moeten eerst beoordeeld en goedgekeurd worden voordat u ze mag uitvoeren.
Wij controleren of de verandering niet te groot is. Als de verandering eigenlijk een nieuwe subsidieaanvraag is, mag dit niet en wordt het mogelijk afgewezen.
Als de verandering goedgekeurd wordt door de contactpersoon, dan hoort u op welke manier u de verandering kan doorgeven. In sommige gevallen kan dat zijn via het document ‘6101-D Bijlage betekenisvolle wijzigingen.
Documenten die u nodig kunt hebben in deze fase
Projectadministratie
Checklist ESF+ Projectadministratie
Format ESF+ Deelnemersbestand (versie 2)
Rekensheet caseloadverantwoording VCV
Sjabloon addendum bij een arbeidsovereenkomst (versie 25 augustus 2023)
Sjabloon aanwezigheidsregistratie
Handleiding projectadministratie (versie 3.0)
Q&A’s (versie 5 december 2024)