Uitvoeren van uw project

Van aanvraag tot beslissing

Projectadministratie

Een goede administratie is belangrijk voor het succes van uw project. U moet alle kosten, uren en activiteiten goed bijhouden. Hier zijn de belangrijkste onderdelen van de projectadministratie:

Financiële administratie

• Kosten van arbeid: U kunt de kosten van intern personeel verantwoorden op basis van loonstroken, addenda of uurtarieven. Lees de Handleiding Projectadministratie voor alle informatie.
• Reis- en verblijfskosten: Deze kosten moeten voldoen aan de geldende regels en gemaakt zijn voor het project.
• Specifieke uitgaven voor doelgroepen: Bijvoorbeeld studiekosten, vertaalkosten of medische hulp voor deelnemers.
• Kosten voor materieel: Installaties, machines en alle materiele dingen die nodig zijn voor het project.
• Overige externe kosten: Kosten voor diensten zoals expertisekosten, juridisch advies of vertaalkosten.

Tip:

• Gebruik de rekentools en formats die beschikbaar zijn op de website. De rekentool vindt u ook in de financiële bijlage.
• Houd de urenregistratie bij voor medewerkers die aan het project werken. Bewaar alle bewijsstukken, zoals facturen, bankafschriften en overeenkomsten.

Voortgangsrapportages

Tijdens de uitvoering van uw project moet u elk jaar een voortgangsrapportage indienen. In deze rapportage geeft u aan:

• Welke activiteiten u heeft uitgevoerd.
• Welke resultaten u heeft behaald.
• Welke kosten u heeft gemaakt.

Belangrijke punten:

• De datum waarop u de voortgangsrapportage moet indienen, staat in uw beschikking.
• Als het om een laatste voorgangsrapportage gaat, kunt u in het e-formulier aangeven dat er tevens sprake is van een verzoek tot vaststelling.
• Wij controleren vervolgens uw voortgangsrapportage en de bijbehorende financiële gegevens. Zorg dat uw administratie compleet en nauwkeurig is. Dit versnelt de afhandeling.
• Als u ten minste 50% van de subsidiabele kosten heeft gemaakt, kunt u een aanvullend voorschot van maximaal 30% ontvangen.

Verantwoording van kosten

Bij het verantwoorden van kosten moet u rekening houden met de volgende richtlijnen:

• Flat rates: U kunt kiezen voor een flat rate van 20% of 40% voor bepaalde kostencategorieën. Raadpleeg de Handleiding Projectadministratie voor meer uitleg over flat rates.
• Indirecte kosten: U kunt een opslag van 7% of 15% berekenen voor indirecte kosten.
• Opbrengsten: Als uw project inkomsten heeft, moeten deze afgetrokken worden van de subsidiabele kosten.

Tip:

• Gebruik de financiële verantwoordingsformats die beschikbaar zijn onderaan deze pagina.

Verplichte documenten voor het verantwoorden van uw project

   Voor uw voortgangsrapportages en het verzoek tot subsidievaststelling moet u de volgende documenten indienen:

• Voortgangsrapportage: digitaal e-formulier beschikbaar via het subsidieportaal
• Financiële verantwoording: in dit document vindt u alles wat u nodig heeft om uw project financieël goed te verantwoorden, inclusief leeswijzer en instructies.
• Format Projectverslag: Een verslag van de uitgevoerde activiteiten en behaalde resultaten.

Verdere achtergrondinformatie

• Handleiding projectadministratie: Voor meer informatie over de regels voor uw projectadministratie en verantwoording
• Veelgestelde vragen over bijlage D Integratie tijdvak 2025
• Output en resultatenindicatoren per fonds (leesmateriaal)
  In het E-formulier geeft u streefwaarden op voor uw doelstellingen. Later, bij de verantwoording, vult u de behaalde waarden in. In onderstaande documenten staat per fonds uitgelegd wat u precies moet bijhouden. Dit noemen we indicatoren.
  -AMIF
  -ISF
  -BMVI

Klik op onderstaande groene knop om uw aanvraag te bekijken of een document in te dienen.