Na goedkeuring van uw subsidieaanvraag begint de uitvoering van uw project. Tijdens deze fase moet u uw project goed administreren en verantwoorden. Op deze pagina leest u wat u moet doen tijdens de uitvoering van uw project en hoe u uw project verantwoordt.

Projectadministratie

Een goede administratie is belangrijk voor het succes van uw project. U moet alle kosten, uren en activiteiten goed bijhouden. Hier zijn de belangrijkste onderdelen van de projectadministratie:

Financiële administratie

  • Kosten van arbeid: U kunt de kosten van intern personeel verantwoorden op basis van loonstroken, addenda of uurtarieven. Lees de Handleiding Projectadministratie voor alle informatie.
  • Reis- en verblijfskosten: Deze kosten moeten voldoen aan de geldende regels en gemaakt zijn voor het project.
  • Specifieke uitgaven voor doelgroepen: Bijvoorbeeld studiekosten, vertaalkosten of medische hulp voor deelnemers.
  • Kosten voor materieel: Installaties, machines en alle materiele dingen die nodig zijn voor het project.
  • Overige externe kosten: Kosten voor diensten zoals expertisekosten, juridisch advies of vertaalkosten.

Tip:

  • Gebruik de rekentools en formats die beschikbaar zijn op de website. De rekentool vindt u ook in de financiële bijlage.
  • Houd de urenregistratie bij voor medewerkers die aan het project werken. Bewaar alle bewijsstukken, zoals facturen, bankafschriften en overeenkomsten.

Voortgangsrapportages

Tijdens de uitvoering van uw project moet u elk jaar een voortgangsrapportage indienen. In deze rapportage geeft u aan:

  • Welke activiteiten u heeft uitgevoerd.
  • Welke resultaten u heeft behaald.
  • Welke kosten u heeft gemaakt.

Belangrijke punten:

  • De datum waarop u de voortgangsrapportage moet indienen, staat in uw beschikking.
  • Als het om een laatste voorgangsrapportage gaat, kunt u in het e-formulier aangeven dat er tevens sprake is van een verzoek tot vaststelling.
  • Wij controleren vervolgens uw voortgangsrapportage en de bijbehorende financiële gegevens. Zorg dat uw administratie compleet en nauwkeurig is. Dit versnelt de afhandeling.
  • Als u ten minste 50% van de subsidiabele kosten heeft gemaakt, kunt u een aanvullend voorschot van maximaal 30% ontvangen.

Verantwoording van kosten

Bij het verantwoorden van kosten moet u rekening houden met de volgende richtlijnen:

  • Flat rates: U kunt kiezen voor een flat rate van 20% of 40% voor bepaalde kostencategorieën. Raadpleeg de Handleiding Projectadministratie voor meer uitleg over flat rates.
  • Indirecte kosten: U kunt een opslag van 7% of 15% berekenen voor indirecte kosten.
  • Opbrengsten: Als uw project inkomsten heeft, moeten deze afgetrokken worden van de subsidiabele kosten.

Tip:

  • Gebruik de financiële verantwoordingsformats die beschikbaar zijn onderaan deze pagina.

Publiciteitsvoorwaarden

Uw project krijgt een bijdrage van de Europese Unie. Dat betekent dat uw project aan een aantal publiciteitsvoorwaarden moet voldoen. Voor een overzicht van alle voorwaarden waar uw project aan moet voldoen verwijzen we u naar de pagina Publiciteitsvoorwaarden EMVF projecten. Deze voorwaarden gelden voor alle regelingen die geld krijgen van de Europese Unie. 

Verplichte documenten voor het verantwoorden van uw project

   Voor uw voortgangsrapportages en het verzoek tot subsidievaststelling moet u de volgende documenten indienen:

  • Voortgangsrapportage: digitaal e-formulier beschikbaar via het subsidieportaal
  • Financiële verantwoording: in dit document vindt u alles wat u nodig heeft om uw project financieël goed te verantwoorden, inclusief leeswijzer en instructies.
  • Format Projectverslag: Een verslag van de uitgevoerde activiteiten en behaalde resultaten.

Verdere achtergrondinformatie

Klik op onderstaande groene knop om uw aanvraag te bekijken of een document in te dienen.

Uw aanvraag direct regelen