Aanvragen

Stap 1 Registreren

Vanaf 1 juli 2025 kunt u zich registreren via het subsidieportaal van Uitvoering Van Beleid (UVB). Hiervoor heeft u een account nodig.

1. Wanneer u nog geen account heeft, maakt u eerst een account aan. Instructies hierover vindt u in de Handleiding subsidieportaal Uitvoering Van Beleid vindt u een introductie op het subsidieportaal. De handleiding bevat schermafbeeldingen met korte toelichtingen. Heeft u al een account, ga dan door naar stap 2.
2. Log in met uw account (uw gebruikersnaam en wachtwoord) en ga naar de tab ‘Mijn regelingen’.
3. Geef aan dat u zich registreert voor de regeling Maatschappelijke initiatieven trans-Atlantisch slavernijverleden voor Europees Nederland en het specifieke aanvraagtijdvak. U kunt nu een aanvraag indienen, mits het aanvraagtijdvak geopend is.

Stap 2 Documenten

Voorafgaand aan de aanvraag kunt u de bijbehorende bijlage alvast verzamelen en invullen. Hier vindt u een overzicht van de bijlagen:

• (verplicht) format activiteitenplan (categorieën 2, 3, 4)
• (verplicht) format begroting (categorieën 2, 3, 4)
• bewijs van bankrekeningnummer en tenaamstelling (categorieën 1, 2, 3, 4)
• indien van toepassing een machtigingsformulier (categorieën 1, 2, 3, 4)

Het ‘format activiteitenplan’ en het ‘format begroting’ zijn verplichte te gebruiken formats voor de subsidieaanvragen van categorieën 2, 3 en 4. Wij bieden ook het optioneel te gebruiken format aan voor het machtigingsformulier.

In het activiteitenplan geeft u aan wat u precies met uw project gaat doen, welke doelen en resultaten u daarmee wil bereiken en welke output (producten) dat zal opleveren. Ook dient u het tijdpad (planning) aan te geven waarbinnen dit gebeurt en brengt u zo nodig een fasering aan. U doet dit door het format in te vullen.   

In het begrotingsformat geeft u per (sub)activiteit aan, wat de projectkosten zijn. Subsidiabel zijn loonkosten van betrokken medewerkers in dienst van uw organisatie, vrijwilligersvergoedingen en externe kosten, d.w.z. kosten die in rekening worden gebracht door derden voor het uitvoeren van de subsidiabele activiteiten. Ook komt btw in aanmerking voor subsidie, mits uw organisatie de btw niet kan verrekenen.

Als u een subsidie aanvraagt voor het professionaliseren (categorie 1) van rechtspersonen die werkzaam zijn in het Europese deel van het Koninkrijk en werken ten behoeve van de genoemde doelen van de regeling, dan wordt informatie over uw projectactiviteiten en kosten al in het aanvraagformulier van u gevraagd. U hoeft dan alleen het bewijs voor de tenaamstelling van de bankrekening en indien van toepassing een machtiging nog toe te voegen.      

Bevoegdheid / machtigingsformulier
Voor het indienen van de aanvraag dient u tekenbevoegd te zijn. Dat betekent dat de tekenbevoegde zelfstandig bevoegd moet zijn volgens de KVK-gegevens voor het indienen van de subsidieaanvraag. Is dat niet het geval, dan dient u een machtiging toe te voegen bij uw aanvraag.

• Indien de tekenbevoegde gezamenlijk bevoegd is volgens de KVK-gegevens, moet deze voor het indienen van de subsidieaanvraag gemachtigd zijn door een van de personen met wie hij/zij gezamenlijk bevoegd is.
• Indien een derde partij (zoals een subsidieadviseur) de subsidieaanvraag namens de subsidieaanvrager indient, moet deze daarvoor gemachtigd zijn door een tekenbevoegde functionaris van de subsidieaanvrager. 

Stap 3 Aanvraag indienen

Met uw inlognaam en wachtwoord krijgt u direct toegang tot het subsidieaanvraagformulier in het subsidieportaal van Uitvoering Van Beleid. Deze vult u tijdens het juiste aanvraagtijdvak in.

Aanvraagtijdvakken
Per categorie zijn er twee aanvraagtijdvakken. U kunt enkel in deze tijdvakken een subsidieaanvraag indienen.

Stap 4 Beoordeling en proces

Als na sluiting van het aanvraagtijdvak blijkt dat meer subsidie is aangevraagd dan er budget beschikbaar is (subsidieplafond) dan zal éérst de behandelvolgorde van aanvragen door de notaris worden geloot. In volgorde van binnenkomst van aanvragen óf in die door loting is bepaald beoordeelt Uitvoering Van Beleid of de ingediende subsidieaanvraag volledig is en aan de gestelde voorwaarden voldoet. 

Volledigheid
Alleen subsidieaanvragen die de gevraagde gegevens en documenten bevatten worden als volledig beoordeeld. Indien er bijlagen ontbreken infomeren wij de aanvrager(s) hierover en hebben aanvragers twee weken de tijd om de aanvraag aan te vullen. Onvolledige aanvragen worden, nadat de aanvraag alsnog volledig is gemaakt, achteraan de behandelvolgorde geplaatst. Dit kan invloed hebben op de toekenning van subsidie. Zorg er dus voor dat uw aanvraag bij indiening compleet is.

Inhoudelijk
De subsidieaanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de regels in het Kaderbesluit BZK-subsidies en de subsidieregeling. Uitvoering Van Beleid beoordeelt of de activiteiten en kosten voor subsidie in aanmerking komen. Uitvoering Van Beleid kan extra vragen stellen. De inhoudelijke beoordeling verandert uw positie in de behandelvolgorde niet. Als Uitvoering Van Beleid concludeert dat een aanvraag voor categorie 3 of 4 niet past bij de doelen uit artikel 2 van de subsidieregeling, dan wordt advies gevraagd aan de Adviescommissie*. Ook dit heeft geen invloed op uw positie in de behandelvolgorde.

Tijdpad
Na het sluiten van het aanvraagtijdvak heeft UVB 13 weken de tijd om de aanvraag te beoordelen. Binnen deze periode wordt besloten of de aanvraag wordt goed- of afgekeurd. Indien tijdens de beoordeling om aanvullende informatie wordt gevraagd, wordt de termijn opgeschort. Voor aanvragen in categorie 3 en 4 geldt dat, wanneer de Adviescommissie wordt ingeschakeld, de besluitvorming maximaal 22 weken kan duren. Uitvoering Van Beleid streeft ernaar een aanvraag zo snel mogelijk te beoordelen.

Het is belangrijk dat u rekening houdt met deze termijnen bij het opstellen van uw activiteitenplan en begroting.

Stap 5 Start uitvoeren project

De uitvoering van het project dient binnen de projectperiode te vallen, en de projectperiode start op de dag dat de subsidie wordt verleend. Binnen drie maanden na de datum van de verleningsbeschikking moet de uitvoering van uw projectactiviteiten starten.

*Adviescommissie: een externe partij die wordt gevraagd om onafhankelijk en onpartijdig advies uit te brengen over projecten in categorie 3 en 4 die aanvankelijk onvoldoende aansluiting met de doelen van de regeling lijken te hebben. Zij adviseert de minister BZK om de subsidie wel of niet te verlenen.