Uitvoeren en verantwoorden
De regeling stelt documenten die u nodig heeft bij de subsidieaanvraag verplicht. Daarnaast vindt u op deze pagina andere relevante documenten voor de projectadministratie en uitvoering van uw project.
Formats en downloads
Aanvragen
- format activiteitenplan (categorieën 2, 3, 4) volgt z.s.m.
- format begroting (categorieën 2, 3, 4) volgt z.s.m.
- bewijs van bankrekeningnummer en tenaamstelling (categorieën 1, 2, 3, 4)
- indien van toepassing een machtigingsformulier (categorieën 1, 2, 3, 4) volgt z.s.m.
Verantwoorden
- Controleprotocol (categorie 4)
volgt z.s.m.
Verplichtingen subsidieaanvrager
De subsidieontvanger is verplicht de activiteit(en) uit te voeren zoals omschreven in de beschikking tot subsidieverlening en te voldoen aan de verplichtingen die in de subsidieregeling zijn gesteld. Er wordt verwacht dat u het direct bij ons meldt als de uitvoering anders verloopt en u hieraan niet kunt voldoen.
Voor activiteiten op grond van artikel 5, tweede, derde en vierde lid (initiatieven met een subsidie gelijk aan of groter dan USD 10.000) dient u wanneer u als aanvrager zelf kosten maakt een urenadministratie bij te houden. Kosten voor medewerkers in loondienst moeten vanuit de loonadministratie worden verantwoord als daar om wordt gevraagd.
Als vrijwilligers de activiteit uitvoeren, moet met hen een vrijwilligersovereenkomst worden afgesloten. Ook hier kan bij de verantwoording om worden gevraagd.
In uw financiële administratie zijn facturen en betaalbewijzen beschikbaar.
Verantwoorden
Subsidie tot USD 25.000 (categorie 1 en 2) wordt ambtshalve vastgesteld. Dit houdt in dat nadat de subsidiabele activiteiten (binnen één jaar) zijn verricht, de subsidie wordt vastgesteld zonder dat daarvoor een specifieke verantwoording nodig is. Hierop geldt een uitzondering. Uitvoering Van Beleid zal een controle steekproef uitvoeren om vast te kunnen stellen dat resultaten van uw project voldoen aan de subsidieverplichtingen.
Valt u in de steekproef dan wordt verwacht dat u de output van uw project, de zgn. ‘prestatie’ kunt aantonen. Dit houdt in dat u, wanneer erom wordt gevraagd behaalde diploma’s of bewijzen van deelname aan een cursus of training, bewijsstukken van gemaakte kosten (facturen) en eventueel andere resultaten of producten, zoals bijvoorbeeld foto’s dient te overleggen. Hiervoor zal een digitale ruimte van de rijksoverheid beschikbaar worden gemaakt.
Subsidie groter of gelijk aan USD 25.000 wordt verleend in de vorm van een maximumbedrag voor een nog te verrichten prestatie-eenheid. Verantwoording vindt plaats van het totaal van de geleverde prestaties en gerealiseerde kosten.
Voor de subsidie voor middelgrote (categorie 3) en grote initiatieven (categorie 4), subsidie groter dan USD 25.000, dient de subsidieaanvrager een aanvraag tot subsidievaststelling in door middel van het daartoe bestemde elektronisch formulier op het subsidieportaal. Dit formulier komt beschikbaar nadat de subsidieverlening voor het betreffende tijdvak is afgerond.
De aanvraag tot subsidievaststelling gaat vergezeld van de in het formulier aangegeven bescheiden, waaronder in elk geval:
a. een eindverslag omtrent de uitvoering van en de resultaten van de activiteiten, en
b. voor aanvragen van categorie 4 geldt tevens een controleverklaring
Meer informatie over subsidievaststelling vindt u in de subsidieregeling en het Kaderbesluit BZK subsidies
Relevante documenten
Handleiding projectadministratie (volgt z.s.m.)
Menukaart (volgt z.s.m.)
Handleiding subsidieportaal Uitvoering Van Beleid