Aanvragen

Stap 1: Registreren
Voor u een aanvraag indient registreert u zich als aanvrager. Dat kan vanaf 1 juli 2025. Hiervoor gaat u naar het subsidieportaal van Uitvoering Van Beleid. Voor het indienen van de aanvraag dient u tekenbevoegd te zijn. Als u niet zelfstandig (bestuurlijk) bevoegd bent, of als een ander, bijvoorbeeld een subsidieadviseur namens u de aanvraag indient, is een machtiging vereist.

Wanneer u nog geen account heeft, maakt u eerst een account aan.

Als u al een account heeft, kunt u inloggen en naar de tab ‘Mijn regelingen’ gaan. Voeg daar de registratie toe voor de regeling SUMS-NL

Na de registratie op het subsidieportaal van Uitvoering Van Beleid kunt u een aanvraag indienen. Met uw inlognaam en wachtwoord krijgt u direct toegang tot het subsidieaanvraagformulier.

In de Handleiding subsidieportaal Uitvoering Van Beleid vindt u een introductie op het subsidieportaal. De handleiding bevat schermafbeeldingen met korte toelichtingen.

Stap 2: Verzamel of stel de verplichte documenten op
Voorafgaand aan de aanvraag kunt u de bijbehorende bijlage(n) alvast verzamelen en invullen. Op de website van Uitvoering Van Beleid vindt u een overzicht van de bijlagen, namelijk:

• format activiteitenplan (categorieën 2, 3, 4)
• format begroting (categorieën 2, 3, 4)
• bewijs van bankrekeningnummer en tenaamstelling (categorieën 1, 2, 3, 4)
• indien van toepassing een machtigingsformulier (categorieën 1, 2, 3, 4)

De formats worden zo snel mogelijk beschikbaar gesteld.

In het activiteitenplan geeft u aan wat u precies met uw project gaat doen, welke doelen en resultaten u daarmee wil bereiken en welke output (producten) dat zal opleveren. Ook dient u het tijdpad (planning) aan te geven waarbinnen dit gebeurt en brengt u zo nodig een fasering aan. U doet dit door het format in te vullen.  

In het begrotingsformat geeft u per (sub)activiteit aan, wat de projectkosten zijn. Subsidiabel zijn loonkosten van betrokken medewerkers in dienst van uw organisatie, vrijwilligersvergoedingen en externe kosten d.w.z. kosten die in rekening worden gebracht door derden voor het uitvoeren van de subsidiabele activiteiten.

Als u een subsidie aanvraagt voor het professionaliseren (categorie 1) van rechtspersonen die werkzaam zijn in het Caribisch deel van het Koninkrijk en werken ten behoeve van de genoemde doelen van de regeling, dan wordt informatie over uw projectactiviteiten en kosten al in het aanvraagformulier van u gevraagd. U hoeft dan alleen het bewijs voor de tenaamstelling van de bankrekening en indien van toepassing een machtiging nog toe te voegen. 

Stap 3: Aanvragen
Een aanvraag kan binnen het aanvraagtijdvak worden ingediend via het subsidieportaal van Uitvoering Van Beleid. In het portaal vult u het online aanvraagformulier (e-formulier) in. Zorg ervoor dat u alle benodigde documenten heeft ingevuld.

Aanvraagtijdvakken
Per categorie zijn er twee aanvraagtijdvakken. U kunt enkel in deze tijdvakken een subsidieaanvraag indienen.

Alle tijden zijn lokaal in Nederland, en houden rekening met de geldende tijdzone:

• CET (Midden-Europese Tijd) van eind oktober t/m eind maart

• CEST (Midden-Europese Zomertijd) van eind maart t/m eind oktober

Categorie	Tijdvak I	Tijdvak II
Categorie 1	11 augustus 2025 9.00 uur CEST tot 12 september 2025 17.00 uur CEST	2 november 2026 09.00 uur CET tot 12 januari 2027 17.00 uur CET
Categorie 2	1 december 2025 09.00 uur CET tot  12 januari 2026 17.00 uur CET	10 januari 2028 09.00 uur CET tot 6 maart 2028 17.00 uur CET
Categorie 3	1 april 2026 09.00 uur CEST tot 1 juni 2026 17.00 uur CEST	1 juni 2027 09.00 uur CEST tot 29 juli 2027 17.00 uur CEST
Categorie 4	1 april 2026 09.00 uur CEST tot 1 juni 2026 17.00 uur CET	1 april 2027 09.00 uur CEST tot 7 juni 2027 17.00 uur CEST

Let op: bovenstaand overzicht is onder voorbehoud, de aanvraagtijdvakken kunnen door omstandigheden worden gewijzigd. Raadpleeg de subsidieregeling voor het meest actuele overzicht.

Stap 4: Beoordeling en proces
Als na sluiting van het aanvraagtijdvak blijkt dat meer subsidie is aangevraagd dan er budget beschikbaar is (subsidieplafond) dan zal éérst de behandelvolgorde van aanvragen door de notaris worden geloot. In volgorde van binnenkomst van aanvragen óf in die door loting is bepaald beoordeelt Uitvoering Van Beleid of de ingediende subsidieaanvraag aan de gestelde voorwaarden voldoet. Er vindt zowel een beoordeling plaats op volledigheid als de inhoud.

Volledigheid
Alleen subsidieaanvragen die de gevraagde gegevens en documenten bevatten worden als volledig beoordeeld. Indien er bijlagen ontbreken infomeren wij de aanvrager(s) hierover en hebben aanvragers twee weken de tijd om de aanvraag aan te vullen. Niet volledige aanvragen worden, nadat de aanvraag alsnog volledig is gemaakt, achteraan de behandelvolgorde geplaatst. Dit kan invloed hebben op de toekenning van subsidie. Zorg er dus voor dat uw aanvraag bij indiening compleet is.

Inhoudelijk
De subsidieaanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld aan de hand van de regels in het Kaderbesluit BZK-subsidies en de subsidieregeling. Uitvoering Van Beleid kijkt of de activiteiten en kosten voor subsidie in aanmerking komen. Uitvoering Van Beleid kan extra vragen stellen. De beoordeling door Uitvoering Van Beleid gaat niet over kwaliteit en verandert uw positie in de behandelvolgorde niet. Als Uitvoering Van Beleid concludeert dat een aanvraag voor categorie 3 of 4 niet past bij de doelen uit artikel 2 van de subsidieregeling, dan wordt advies gevraagd aan de Adviescommissie*. Ook dit heeft geen invloed op uw positie in de behandelvolgorde.

Tijdspad
Na het sluiten van het aanvraagtijdvak start een beoordeling- en besluitvormingsproces van circa 13 weken. Binnen deze periode wordt besloten of de aanvraag wordt goed- of afgekeurd. Indien tijdens de beoordeling om aanvullende informatie wordt gevraagd, wordt de termijn opgeschort. Voor aanvragen in categorie 3 en 4 geldt dat, wanneer de Adviescommissie wordt ingeschakeld, de besluitvorming maximaal 22 weken kan duren. Uitvoering Van Beleid streeft ernaar een aanvraag zo snel mogelijk te beoordelen.

Het is belangrijk dat u rekening houdt met deze termijnen bij het opstellen van uw activiteitenplan en begroting. De uitvoering van het project mag niet eerder starten dan 13 weken na het sluiten van het aanvraagtijdvak. Voor categorie 3 en 4 geldt dat de termijn voor een besluit over het verlenen van subsidie en daarmee de startdatum dus kan oplopen tot 22 weken na het sluiten van het aanvraagtijdvak.

Stap 5: Start uitvoeren project
Is de subsidie toegekend? Dan wordt van u verwacht dat u binnen drie maanden na de datum van de verleningsbeschikking van start gaat met de uitvoering van uw projectactiviteiten.

*Adviescommissie: een externe partij die wordt gevraagd om onafhankelijk en onpartijdig advies uit te brengen over projecten in categorie 3 en 4 die aanvankelijk onvoldoende aansluiting met de doelen van de regeling lijken te hebben. Zij adviseert de minister BZK om de subsidie wel of niet te  verlenen.