Wanneer uw subsidieaanvraag is goedgekeurd, kunt u starten met de uitvoering van uw project. Tijdens deze fase voert u de geplande activiteiten uit en houdt u een goede administratie bij. Dit is belangrijk om later aan te tonen dat u de subsidie op de juiste manier heeft gebruikt. Op deze pagina leest u wat u moet doen tijdens de uitvoering van uw project en welke documenten u moet bewaren en inleveren.
Uw project uitvoeren
- U voert de activiteiten uit die u in uw aanvraag heeft beschreven, zoals stage-werkplekleren, branchecursussen en leerwerkbedrijven.
Belangrijk: Zorg ervoor dat deze activiteiten aansluiten bij de doelstellingen van de regeling: het ondersteunen van leerlingen uit het Voortgezet Speciaal Onderwijs en Praktijkonderwijs bij hun overgang naar de arbeidsmarkt.
- Houd de voortgang van uw project bij.
Zorg in de loop van uw project voor een goede deelnemersadministratie en een goede urenadministratie. Dit omvat onder andere:
-
- Een overzicht van de deelnemers en hun activiteiten.
- Aanwezigheidsregistraties, zoals absentielijsten.
- Financiële administratie, zoals declaraties en bonnen.
- Verslagen van voortgang en resultaten.
In de handleiding projectadministratie vindt u alle informatie die u nodig heeft voor een goede administratie van uw project.
Tip: Wilt u wijzigingen doorvoeren? Neem eerst contact op met uw contactpersoon.
Uw project krijgt een bijdrage van de Europese Unie. Dat betekent dat uw project aan een aantal publiciteitsvoorwaarden moet voldoen. Voor een overzicht van alle voorwaarden kijk op de pagina Publiciteitsvoorwaarden ESF+ 2021-2027. Deze voorwaarden gelden voor alle regelingen die geld krijgen van de Europese Unie.
- Soms moet u een tussentijdse declaratie indienen.
- Dit doet u via het elektronische formulier dat beschikbaar wordt gesteld.
- U heeft drie maanden de tijd om deze declaratie in te dienen nadat u het verzoek heeft ontvangen.
- Uiterlijk 31 december van elk kalenderjaar dient u een BSN-rapportage in te dienen via het Subsidieportaal. Hierin geeft u de Burgerservicenummers (BSN) door van de deelnemers aan uw project.
- Deze rapportage is belangrijk om de resultaten te meten en dubbelfinanciering te voorkomen.
Rapportages inleveren
Tijdens de uitvoering van uw project moet u mogelijk tussentijdse rapportages inleveren. Deze rapportages helpen om de voortgang van uw project te volgen. U vindt de benodigde documenten en sjablonen op de pagina Regelgeving en documenten.
Wanneer levert u uw rapportages op?
- De exacte momenten waarop u rapportages moet inleveren, staan in uw projectplan en de voorwaarden van uw subsidie.
- Meestal wordt er gevraagd om tussentijdse rapportages op vaste momenten, bijvoorbeeld halfweg uw project.
Na het inleveren van een rapportage
- Wij beoordelen uw rapportage.
- U krijgt feedback of uw project volgens plan verloopt.
- Als er problemen zijn, nemen wij contact met u op om deze op te lossen.
Documenten die u nodig heeft in deze fase
Projectadministratie
Checklist ESF-projectadministratie vso en pro met SCO
Format getekende activiteiten- en vakkenlijst
Format verklaring schoolleiding achteraf
Toelichting verantwoording vso en pro met SCO
Rekentool berekening 9 maanden onderwijs
QA vso pro met simplified cost option
Format deelnemersbestand vso pro
BSN rapportage
Tussentijdse declaratie
Schooljaar 2023-2024
4101-A Bijlage financieel schooljaar 2023-2024
4101-B Bijlage activiteiten en realisatie schooljaar 2023-2024
4101-C Bijlage deelnemende scholen schooljaar 2023-2024
4101-D Bijlage betekenisvolle wijzigingen
4101-E Bijlage gelijke kansen non-discriminatie
Zorg ervoor dat alle documenten volledig en correct zijn ingevuld. Meer informatie over de uitvoering en verantwoording van uw project vindt u in de Handleiding Projectadministratie.
Door op onderstaande groene knop te klikken, komt u op de inlogpagina van het subsidieportaal.