Uw subsidieaanvraag is goedgekeurd en u kunt nu starten met de uitvoering van uw project. Op deze pagina leest u wat u moet doen tijdens uw project en wat u kunt verwachten. U vindt hier informatie over het bijhouden van uw projectadministratie, het indienen van voortgangsrapportages en wat u moet doen als er iets wijzigt in uw project. Ook leest u welke documenten u nodig heeft tijdens de uitvoering van uw project. Zo kunt u uw project succesvol uitvoeren.
Voer uw project uit
Na ontvangst van de beschikking tot subsidieverlening kunt u starten met uw project. Zorg dat u alle voorwaarden uit de beschikking naleeft.
Tijdens uw project moet u een duidelijke en controleerbare administratie bijhouden. Dit betekent dat u alle uren, kosten en activiteiten moet registreren. Voor de uren kunt u hiervoor een urenregistratie of een addendum gebruiken. Voor de externe kosten verzamelt u alle facturen. Zorg dat u alle documenten goed bewaart, zodat u later kunt aantonen wat u heeft gedaan en welke kosten u heeft gemaakt.
Urenregistratie
- Registreer alle uren die u en uw medewerkers maken voor het project.
- Zorg dat de urenregistratie gedateerd en ondertekend is door de medewerker en de direct leidinggevende.
- Bewaar alle urenregistraties in uw projectadministratie.
Addendum
- Als u een addendum gebruikt, zorg dan dat dit gedateerd en ondertekend is door zowel de werkgever als de werknemer.
- Het addendum moet een omschrijving bevatten van de werkzaamheden en het percentage van de arbeidstijd dat besteed wordt aan het project.
Tijdens de uitvoering van uw project dient u jaarlijks een voortgangsrapportage in. Hierin staat:
- Welke activiteiten u heeft uitgevoerd.
- Hoeveel uren u en uw medewerkers aan het project hebben besteed.
- Welke kosten u heeft gemaakt.
- Hoe het project verloopt ten opzichte van de planning.
Uw project krijgt een bijdrage van de Europese Unie. Dat betekent dat uw project aan een aantal publiciteitsvoorwaarden moet voldoen. Voor een overzicht van alle voorwaarden waar uw project aan moet voldoen verwijzen we u naar de pagina Publiciteitsvoorwaarden ESF+ 2021-2027. Deze voorwaarden gelden voor alle regelingen die geld krijgen van de Europese Unie.
Wijzigingen in uw project
Als er iets wijzigt in uw project, moet u dit aan ons melden. Dit kan bijvoorbeeld gaan over wijzigingen in de planning, het budget of de activiteiten. Het is belangrijk om tijdig te communiceren over wijzigingen, zodat wij u kunnen adviseren en eventuele aanpassingen kunnen goedkeuren.
Wat moet u doen bij wijzigingen?
- Meld wijzigingen zo snel mogelijk via uw accounthouder van UVB.
- Leg uit wat er wijzigt en waarom.
- Wacht op goedkeuring voordat u de wijzigingen doorvoert.
Monitoring en controles
Tijdens uw project kunnen wij uw project monitoren. Dit betekent dat we kijken hoe uw project verloopt en of u zich houdt aan de afspraken. Ook kunnen we monitorbezoeken uitvoeren. Tijdens deze bezoeken wordt gekeken of uw project voldoet aan de voorwaarden en of u de administratie goed bijhoudt.
Wat kunt u verwachten?
- Wij nemen contact met u op voor een monitorbezoek.
- U krijgt de kans om uw project toe te lichten en vragen te stellen.
- Na het bezoek ontvangt u feedback en eventuele adviezen.
Financiële verantwoording
U moet alle uren en de kosten die u maakt voor uw project goed verantwoorden. Dit betekent dat u alle facturen, betalingsbewijzen en andere financiële documenten moet bewaren. Zorg dat u alleen kosten declareert die daadwerkelijk gemaakt zijn voor uw project en die voldoen aan de subsidievoorwaarden.
Wat moet u doen?
- Bewaar alle facturen en betalingsbewijzen.
- Zorg dat u alleen subsidiabele kosten declareert.
- Dien uw financiële verantwoording tijdig in.
- Bewaar alle urenregistraties in uw projectadministratie.
Documenten voor het uitvoeren van uw project
Tijdens de uitvoering van uw project heeft u verschillende documenten nodig. Zorg dat u deze documenten goed bewaart en gebruikt.
- Sjabloon urenregistratie of addendum voor alle medewerkers die aan het project werken.
- Facturen en betalingsbewijzen voor alle gemaakte kosten.
Door op onderstaande groene knop te klikken, komt u direct in het subsidieportaal.