Uw subsidieaanvraag voor de regeling ESF+ sectoren is goedgekeurd. Nu kunt u starten met het uitvoeren van uw project. Tijdens de uitvoering van uw project zijn er een aantal zaken waar u rekening mee moet houden. Op deze pagina leest u wat u moet doen en wat u kunt verwachten tijdens de uitvoering van uw project. Zo weet u precies wat er van u verwacht wordt en kunt u uw project succesvol uitvoeren.
Uw project uitvoeren en verantwoorden
- U kunt een voorschot van maximaal 75% van het verleende subsidiebedrag aanvragen.
- U moet dit motiveren en specificeren met een financiële rapportage van de al gemaakte kosten.
Tip: Zorg voor een goede financiële administratie. Zo kunt u gemakkelijk een voorschot aanvragen.
Tijdens uw project kunt u tussentijdse rapportages indienen als u een voorschot aanvraagt. Ook kunt u te maken krijgen met wijzigingen in uw project.
- Als u een voorschot aanvraagt, dient u een tussentijdse rapportage in. Hierin geeft u aan hoeveel kosten u al heeft gemaakt en welke activiteiten u heeft uitgevoerd.
Als er wijzigingen nodig zijn in uw project, moet u dit zo snel mogelijk melden bij uw contactpersoon. Afhankelijk van de omvang en inhoud van de wijziging kan een herziene aanvraag nodig zijn, of volstaat een toelichting in de Bijlage betekenisvolle wijzigingen.
Tip: Meld wijzigingen altijd op tijd. Zo voorkomt u problemen bij de afhandeling van uw project.
Uw project krijgt een bijdrage van de Europese Unie. Dat betekent dat uw project aan een aantal publiciteitsvoorwaarden moet voldoen. Voor een overzicht van alle voorwaarden kijk op de pagina Publiciteitsvoorwaarden ESF+ 2021-2027. Deze voorwaarden gelden voor alle regelingen die geld krijgen van de Europese Unie.
Administratie en bewijsstukken
Tijdens de uitvoering van uw project moet u een inzichtelijke en controleerbare administratie bijhouden. Deze administratie bestaat uit een projectadministratie en een financiële administratie. Hierin legt u alle noodzakelijke gegevens vast, zoals de uitgevoerde activiteiten, gemaakte kosten en gerealiseerde opbrengsten.
- Houd een duidelijke administratie bij van alle activiteiten en kosten die u maakt voor uw project.
- Bewaar alle bewijsstukken, zoals facturen, betaalbewijzen, aanwezigheidsregistraties, diploma’s of certificaten van deelnemers.
- Zorg dat uw administratie altijd up-to-date is en dat u alle documenten kunt laten zien als dat nodig is.
Tip: Gebruik de formats en handleidingen op de website van Uitvoering Van Beleid. Zo weet u zeker dat uw administratie voldoet aan de eisen.
Tussentijdse rapportages en wijzigingen
Tijdens uw project kunt u tussentijdse rapportages indienen als u een voorschot aanvraagt. Ook kunt u te maken krijgen met wijzigingen in uw project.
- Als u een voorschot aanvraagt, dient u een tussentijdse rapportage in. Hierin geeft u aan hoeveel kosten u al heeft gemaakt en welke activiteiten u heeft uitgevoerd.
- Als er wijzigingen nodig zijn in uw project, moet u dit zo snel mogelijk melden bij uw contactpersoon. Afhankelijk van de omvang en inhoud van de wijziging kan een herziene aanvraag nodig zijn, of volstaat een toelichting in de Bijlage betekenisvolle wijzigingen.
Tip: Meld wijzigingen altijd op tijd. Zo voorkomt u problemen bij de afhandeling van uw project.
Documenten voor het uitvoeren van uw project
Voor het uitvoeren van uw project heeft u verschillende documenten nodig. Zorg dat u deze documenten klaar heeft en up-to-date houdt.
- Een projectplan met een duidelijke beschrijving van de doelstellingen, doelgroep, activiteiten en begroting. U vindt het juiste format onderaan deze pagina.
- Bewijsstukken van uitgevoerde activiteiten, zoals aanwezigheidsregistraties, diploma’s, certificaten en verslagen van intakegesprekken en begeleiding.
- Financiële documenten, zoals facturen, betaalbewijzen, urenregistraties en loonstroken.
- Publiciteitsmateriaal, zoals affiches, brochures en nieuwsbrieven met het EU-logo en de tekst "Medegefinancierd door de Europese Unie".
Tip: Gebruik de handleidingen, formats en templates die u vindt onderaan op deze pagina. Zo weet u zeker dat u de juiste formats heeft en voldoet aan de eisen.
Downloads voor uw projectadministratie
- Model Projectplan Sectoren
- Handleiding Project Administratie HPA ESF+ Sectoren
- Sjabloon aanwezigheidsregistratie
- Verklaring branche erkenning
- Sjabloon verklaring opleidingsniveau door deelnemer
- Sjabloon verklaring opleidingsniveau door werkgever
- Verklaring loonverletkosten
- Sjabloon urenregistratie
- Verklaring tarief zzp er
Door op onderstaande groene knop te klikken, komt u op de inlogpagina van het subsidieportaal.