Op deze pagina leest u alles over de afronding van uw project. Van de stappen die u nu alvast daarvoor kunt zetten tot en met het indienen van uw aanvraag tot vaststelling van de subsidie (de einddeclaratie).

Maak van uw projectadministratie geen puzzel

Uw accountant zal straks de projectadministratie controleren. Alleen kosten die door de accountant zijn goedgekeurd, komen voor subsidie in aanmerking. Er is niets vervelender dan een administratie die niet compleet of niet goed inzichtelijk is. De verkorte HPA kan u helpen om de administratie overzichtelijk op te zetten en de juiste stukken daarin te verzamelen. Als het goed is, heeft u bij de start van uw project hierover al contact gehad met uw accountant.
Neem in de projectadministratie ook alle correspondentie met UVB op: van beschikking, eventuele wijzigingen en tussentijds voortgangsverslag tot e-mails.

Plan nu alvast een afspraak in met uw accountant

Ga na de zomer alvast met uw accountant om de tafel zitten om de administratie door te nemen. De accountant kan dan aangeven of de opzet goed is en of u de juiste stukken verzamelt. Zo zorgt u ervoor dat de accountant uw projectadministratie en de verantwoording van de kosten die u naar UVB gaat sturen straks vlot kan controleren.

Agendapunten voor het overleg met de accountant

Naast het doornemen van de projectadministratie is het gesprek met de accountant ook het moment om nog een keer stil te staan bij vragen als:

  • Heb ik de marktconformiteit van een contract goed aangetoond?
  • Hoe reken ik een factuur goed toe aan het project als daarop ook andere kosten staan die niet bij het project horen?
  • Zijn alle gerealiseerde kosten subsidiabel: heb ik ze goed verantwoord? 
  • Bespreek alle wijzigingen in het project als u deze nog niet voor goedkeuring aan UVB heeft voorgelegd: de accountant kan aangeven of ze door UVB moeten worden goedgekeurd. Let op: niet goedgekeurde wijzigingen kunnen ertoe leiden dat de daarmee gemoeide kosten niet in aanmerking komen voor subsidie.

De accountant kan het beste advies geven over uw situatie. Komt u er niet uit? Dan kunt u natuurlijk terecht bij de helpdesk van UVB.

Plan de eindcontrole alvast in

Veel accountants zijn in de eerste maanden van het jaar druk met de controles in het kader van jaarrekeningen. Dat kan betekenen dat de controle van uw project pas vanaf mei kan worden uitgevoerd. Maar wanneer de controle pas vanaf mei wordt uitgevoerd, haalt u mogelijk de indientermijn van 22 weken na afloop van het project niet. Het is dus de moeite waard om de controle eerder te laten uitvoeren. 

De eindcontrole door de accountant

De accountant controleert de projectadministratie en de verantwoording van de kosten aan de hand van het protocol dat voor de subsidie Duurzame inzetbaarheid bedrijven is opgesteld. De uitkomst van deze controle legt hij vast in een controleverklaring. Bij de controleverklaring voegt de accountant een gewaarmerkte en gedateerde versie van de gecontroleerde verantwoording van de kosten. Deze pdf voegt u bij het e-formulier waarmee u de vaststelling van de subsidieaanvraag aanvraagt.

De aanvraag voor subsidievaststelling

De meeste projecten hebben een looptijd van ongeveer 2 jaar. Korter mag ook; dat bepaalt u zelf. Op uiterlijk 31 december 2025 moeten alle projecten zijn afgerond. U heeft na de einddatum van uw project 22 weken om de digitale aanvraag voor subsidievaststelling in te dienen. Log hiervoor in op het Subsidieportaal. Ga naar ‘Mijn aanvragen’ en open uw verleende aanvraag. Daar vindt u de knop ‘Einddeclaratie toevoegen’. U start het formulier door op deze knop te klikken. U vult het formulier in en voegt de volgende verplichte documenten als bijlagen toe:

Als u het formulier heeft verzonden, krijgt u een ontvangstbevestiging per mail.
Als u ook subsidie ontvangt voor RVU: de BSN-lijst mag u alleen uploaden in de BSN-tool op het Subsidieportaal. In de Handleiding indienen BSN rapportage leest u hoe u dit doet.

Wat gebeurt er na het indienen van de aanvraag tot subsidievaststelling?

Na ontvangst van uw aanvraag start de beoordeling door UVB. UVB beoordeelt of de activiteiten zijn uitgevoerd conform het activiteitenplan en eventuele tussentijds doorgegeven wijzigingen daarop en of de kosten subsidiabel zijn. Als UVB vragen heeft, wordt u hierover gebeld of ontvangt u deze per e-mail. Deze beoordeling duurt tot 22 weken na ontvangst van uw aanvraag. Deze termijn staat stil gedurende de tijd dat UVB wacht op uw antwoorden op gestelde vragen. 

Als de aanvraag tot subsidievaststelling is beoordeeld, ontvangt u een beschikking tot subsidievaststelling. Dit is de beslissing over de toekenning of (gedeeltelijke) afwijzing van de subsidie. Als UVB de subsidie (gedeeltelijk) wil gaan afwijzen, ontvangt u eerst een voornemen tot afwijzing. In deze brief staat uitgelegd waarom de subsidie niet (helemaal) kan worden toegekend. U krijgt de gelegenheid om hierop te reageren. Daarna volgt de beschikking tot subsidievaststelling. Het resterende subsidiebedrag wordt meestal binnen 2 weken daarna uitbetaald. Als u het niet eens bent met de beschikking, kunt u bezwaar aantekenen. Hoe u dat doet, leest u in de beschikking.

Wilt u snel(ler) uitsluitsel?

Meer dan 600 projecten hebben 31 december 2025 als einddatum. Als al deze projecten tegelijkertijd hun aanvraag tot subsidievaststelling indienen, zal het voor UVB niet haalbaar zijn ze allemaal snel te beoordelen. Het is dan ook niet zeker dat alle aanvragen binnen 22 weken kunnen worden beoordeeld. Als u graag een snelle beoordeling en uitbetaling van de subsidie wilt, kunt u het beste uw aanvraag tot subsidievaststelling niet op het laatste moment indienen. Overleg met uw accountant wanneer deze de eindcontrole kan uitvoeren en stem de afronding van uw project daarop af. En weet dat het mogelijk is de einddatum te vervroegen als u uw project eerder heeft uitgevoerd: u bent niet verplicht 31 december 2025 als einddatum te hebben. Stel dat u in november 2025 de laatste projectactiviteiten heeft uitgevoerd, dan kunt u de einddatum van uw project naar voren halen en wellicht in december de controle door uw accountant laten uitvoeren. 

In september zal UVB u vragen wanneer u verwacht uw aanvraag tot subsidievaststelling in te gaan dienen. UVB gebruikt deze informatie om een planning te maken. Op basis daarvan ontvangt u in het najaar bericht over de verwachte snelheid van afhandeling van uw aanvraag tot subsidievaststelling.