Soepele controles? Hoe concreter hoe beter

Elke aanvrager wil dat de aangevraagde ESF-subsidie voor 100% wordt gerealiseerd. En dat wil het Agentschap SZW ook. De crux is dat de verantwoording voldoet aan de wet- en regelgeving. Gedurende de uitvoering van het project kan  het Agentschap SZW diverse onderzoeken verrichten om te voorkomen dat aan het eind van de rit kosten niet declarabel blijken. De sleutel: tijdig starten met het voeren van een ordelijke een controleerbare projectadministratie.

Stel vragen aan accounthouder
Iedere aanvrager heeft een accounthouder. Als het project van start gaat, komt de accounthouder langs voor een monitoringbezoek. Het advies van het Agentschap SZW: praat regelmatig met je accounthouder en bereid een bezoek goed voor. Zet al je vragen en onduidelijkheden op een rij en maak samen met de accounthouder een agenda, de zogenoemde monitoragenda. Leg in aanvulling daarop de gemaakte afspraken schriftelijk vast. Daarbij geldt: hoe concreter je je vragen kunt onderbouwen, hoe beter het Agentschap SZW kan controleren en bijsturen en hoe groter de kans dat de volledige subsidie wordt verstrekt.

Zorg voor alle bewijsstukken
Als een voortgangsrapportage is opgesteld, zal het Agentschap SZW in de meeste gevallen een pre-audit uitvoeren. Dit houdt in dat de accounthouder samen met de auditmedewerker langskomt en aan de hand van bewijsstukken een eerste controle uitvoert. Het is verstandig om deze pre-audit serieus voor te bereiden. Dus: zorg dat alle bewijsstukken er zijn zodat de administratie volledig kan worden beoordeeld. En blijkt dat een post niet aan de eisen voldoet? Haal ‘m eruit. Nu heb je nog de gelegenheid om andere kosten hiervoor op te voeren. Van belang is ook om altijd te gaan voor makkelijk te verantwoorden kosten.

Bereid de eindcontrole goed voor
De eindcontrole is het sluitstuk en soms een pittige klus voor het Agentschap SZW. Een controleteam komt een of twee weken langs om de projectadministratie te controleren. Vooraf ontvangt de aanvrager een overzicht van de posten die zullen worden gecontroleerd (steekproef). Ook nu geldt: bereid dit serieus voor. Dat wil zeggen: stuur vooraf alle opgevraagde documenten op. En net zo belangrijk: zorg dat alle bewijsstukken er liggen als het controleteam komt controleren. En uiteindelijk is alleen de aanvrager zelf het verantwoordelijke aanspreekpunt voor het Agentschap, niet de externe adviseur.

Besteed niet alles uit
Soms besteedt een aanvrager de projectadministratie uit aan een extern bureau dat hierin gespecialiseerd is. Dat is begrijpelijk, maar hou wel vinger aan de pols. Blijf erbij betrokken en blijf op de hoogte van bijvoorbeeld  de gesprekken met de accounthouder. Hoe groter de betrokkenheid, hoe beter het eindresultaat, leert de ervaring.

Let op: zelftoetsingen
Het Agentschap SZW heeft verschillende sjablonen en checklists waarmee een aanvrager zelf kan toetsen of de administratie voldoet aan de wettelijke eisen, zoals, sinds kort, de checklist eindcontrole. Dit is een zelftoets waarmee aanvragers zich goed kunnen voorbereiden op de eindcontrole. Verder zijn er twee sjablonen in aantocht: een verbeterde rekensheet VCV en een geïntegreerd bestand deelnemersadministratie. Bij de deelnemersadministratie wordt bekeken in hoeverre één lijst gebruikt kan worden voor zowel de eindcontrole, de BSN-rapportage en de uitvraag van de doelgroepkenmerken via Inlichtingenbureau dan wel DUO.

Nog meer tips
Ook in 2018 organiseert het Agentschap SZW weer kennisbijeenkomsten. Ga naar deze bijeenkomsten en doe je voordeel met de tips die daar worden uitgewisseld. Kijk ook regelmatig op de website van het Agentschap SZW voor de laatste ontwikkelingen. En nogmaals: blijf in gesprek met je accounthouder.