Duurzame inzetbaarheid is echt niet zo ingewikkeld
Kleinere teams, meer werkoverleg, meer onderlinge binding. Het zijn veranderingen waarmee multimediabedrijf Virtùmedia uit Zeist het werk voor medewerkers heeft verbeterd. Met geld van ESF is een traject over duurzame inzetbaarheid uitgevoerd naar aanleiding van extern advies. Het resultaat? Meer betrokkenheid en meer werkplezier.
Virtùmedia is een snel groeiend bedrijf met jonge medewerkers. ‘In korte tijd is het aantal medewerkers van 8 naar 20 gegaan,’ vertelt directeur Pepijn Dobbelaer van Virtùmedia. Maar de organisatie van het werk was niet meegegroeid qua vastlegging van werkprocessen en werkafspraken. In 2016 is een adviseur gevraagd om het bedrijf door te lichten op duurzame inzetbaarheid. Doel: via het ESF-traject medewerkers en bedrijf klaar maken voor de toekomst.
Drie stappen
Het ESF-traject was gericht op een breed aantal facetten van duurzame inzetbaarheid. De betrokkenheid van medewerkers stond daarbij centraal. Het traject bestond uit drie stappen. Het begon met intakegesprekken met de directie. Vervolgens zijn vijf medewerkers geïnterviewd over de mate van tevredenheid en wensen op het gebied van duurzame inzetbaarheid. Daarna is een bedrijfsscan gemaakt aan de hand van een SWOT-analyse. Dit heeft een beeld opgeleverd van de sterke en zwakke punten van de organisatie en de kansen en bedreigingen.
Verbetersuggesties
De uitkomsten van de drie stappen zijn vertaald in een implementatieplan met verbetersuggesties in de vorm van een advies over de betrokkenheid, onderlinge samenhang en verantwoordelijkheden van medewerkers. Het advies bevat onderwerpen als gezond en veilig werken, arbeidstijdenmanagement en de beoordeling van het functioneren. Alle medewerkers zijn vervolgens tijdens een werkoverleg op de hoogte gesteld van de resultaten. De meeste verbeterpunten konden meteen worden opgepakt, bijvoorbeeld het inrichten van de patio zodat er buiten geluncht en vergaderd kan worden. Ook heeft een ergonoom tips gegeven over het aanpassen van de werkplekken.
Afstemming bedrijfsvoering
Andere opbrengsten: de functioneringsgesprekken worden nu jaarlijks op vaste tijdstippen gevoerd. Verder zijn alle werkprocessen tegen het licht gehouden en zo nodig aangepast. Pepijn Dobbelaer: ‘Als je als organisatie groeit, is het belangrijk om je werkprocessen goed te borgen. In onze manier van werken zaten voor medewerkers onduidelijkheden die we met het ESF-project hebben aangepakt. Zo hebben we onze arbeidsovereenkomsten verbeterd en hebben we op papier gezet hoe we werken. En als we nu een nieuwe medewerker aannemen, nemen we de arbeidsvoorwaarden grondiger door.’
Werkplezier
Dankzij het ESF-traject zijn ook nieuwe vormen van werkoverleg ingevoerd. Bladmanager Klaartje Grol: ‘Het is ontzettend fijn dat we nu in mini-teams aan de tijdschriften werken. Er is meer dialoog en medewerkers hebben meer inspraak. We hebben het werk zo georganiseerd dat ze minder tijdschriften hebben waar ze verantwoordelijk voor zijn en daarmee minder piekmomenten. ‘ Dit heeft ervoor gezorgd dat de betrokkenheid groter geworden is en de werkdruk is verminderd. ‘Er is minder druk op de werk/privébalans en het werkgenot is toegenomen.’