Uitbesteding eindcontrole. Werkt het?
Sinds 2010 besteedt het Agentschap SZW een fors deel van de eindcontrole van ESF projecten uit. Dit jaar gaat het zelfs om circa 60 procent. Daarnaast is het controleproces onder de loep genomen. Alles om te zorgen dat de aanvrager op tijd zijn geld krijgt. Volgens Marc Wijnands, hoofd van de afdeling Controle en Monitoring, heeft het gewerkt: “Processen gaan sneller en efficiënter. Echte achterstanden zijn er nog maar weinig.”
Het Agentschap SZW heeft ongeveer 35 controleurs in dienst. In 2009 waren dat er nog 15. Een forse groei dus, nodig om gelijke tred te houden met het aantal einddeclaraties. Sommige periodes zijn zelfs zo druk dat het aantal medewerkers tijdelijk verdubbeld zou moeten worden. Om dit te voorkomen is in 2010 een begin gemaakt met de uitbesteding van een deel van de declaraties. Het pakte gunstig uit, aldus Wijnands: “In vergelijking met 2009 is de gemiddelde doorlooptijd (de duur tussen het indienen van de einddeclaratie en het ontvangen van de eindbeschikking) fors teruggelopen. Echte achterstanden zijn er nog maar weinig.”
Efficiënte processen
Alles dankzij de uitbesteding? “Het is een combinatie van aanpassingen geweest”, stelt Wijnands. Het Agentschap heeft de afgelopen jaren het controleproces kritisch onder de loep genomen. Er is extra gelet op norm- en doorlooptijden van de controles. Voorheen zat er vaak veel tijd tussen de start van een controle en de uiteindelijke vaststelling. Er is veel geïnvesteerd om dat gat kleiner te maken. Tenslotte is ook de mogelijkheid voor de aanvrager om herziene einddeclaraties in te dienen sterk teruggebracht.” De deskundigheid van de controleurs speelt natuurlijk ook een rol. “Ze zijn kwalitatief echt gegroeid. Dat, samen met de uitbestedingen, heeft gezorgd voor een efficiënter en dus sneller proces.”
Snelheid en zorgvuldigheid
Natuurlijk blijven er de grote en de complexe aanvragen, zoals bij Actie B, waarbij soms 40 tot 50 deelcontroles nodig zijn. Dat vergt een lange doorlooptijd waarop weinig valt af te dingen. Op andere momenten komen er soms veel, een paar honderd, einddeclaraties tegelijkertijd binnen. In dat geval lukt het niet om alle controles snel te doen. Snel en efficiënt staat bovendien op gespannen voet met de kleine controlemarge. “We kunnen het ons vrijwel niet permitteren om dingen over het hoofd te zien”, legt Wijnands uit. “De EU legt ons een scherpe norm op. Het is dus altijd zoeken naar een balans tussen zorgvuldigheid en snelheid. Ten opzichte van andere Europese landen zitten we keurig binnen de norm.”