Checklist ESF projectadministratie
Bij de eindcontroles van de eerste tranche ESF-projecten is gebleken dat de projectadministraties niet altijd alle benodigde documenten bevatten. Dit leidt dan tot vertraging in de controle en extra (herstel)werkzaamheden. Om de aanvrager, uitvoerder of adviseur te helpen een zo volledig mogelijke projectadministratie te voeren, is een checklist ontwikkeld.
In deze checklist is per type kostensoort aangegeven welke documenten minimaal in de projectadministratie aanwezig dienen te zijn. De checklist bevat de volgende onderdelen: loonkosten, externe kosten, plaatsingsubsidies/loonkostensubsidies, deelnemers en marktconformiteit. Daarnaast is bij loonkosten een onderverdeling gemaakt tussen loonkosten die verantwoord zijn op basis van week- of maandstaten, loonkosten die verantwoord zijn op basis van een addendum waarbij geen gebruik wordt gemaakt van VCV en loonkosten die zijn verantwoord op basis van een addendum waarbij wel gebruik wordt gemaakt van VCV.
Via het + teken in de linkerkantlijn worden de items geselecteerd die op het project van toepassing zijn. De checklist bevat de documenten per onderdeel die over het algemeen benodigd zijn om op een juiste manier de einddeclaratie en de bijbehorende bijlagen in te kunnen vullen en om vervolgens de rechtmatigheid van de gedeclareerde kosten te kunnen onderbouwen.
Conform artikel 15 lid 1 van Subsidieregeling ESF 2014 - 2020 dienen in de projectadministratie alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en ten behoeve van de vaststelling van de subsidiabiliteit zijn te verifiëren met bewijsstukken. Indien andere documenten benodigd zijn om aan dit artikel te kunnen voldoen, dienen deze uiteraard in de projectadministratie te worden opgenomen. Voor de volledigheid kunnen deze dan ook in de checklist wordt toegevoegd. De checklist staat in de Toolkit gemeenten.