Vraag 50: Externe inhuur casemanagers

Vraag: Kunnen de werkzaamheden van casemanagers die via een detachering-, uitzend- of P-flex constructie bij een gemeente werkzaam zijn, op het gebied van re-integratie van mensen naar werk, gezien worden als ‘extern ingekocht traject’ zoals bedoeld in artikel A7 lid 2 Subsidieregeling ESF 2014-2020?

Antwoord: Ja, dit kan worden gezien als extern ingekocht traject.

Dit artikel is opgenomen om te voorkomen dat van de subprojecten exploitatieachtige kosten zoals zaalhuur, materiaal, energie en bijv. reiskosten als externe kostensoort zouden worden verantwoord. Deze kosten zijn zowel lastig toe te rekenen en is er een risico van dubbele subsidiëring via de flatrate van 40% waar dit type kosten ook in vervat is.

Met die achtergrond kunnen ‘trajecten’ evenwel breed worden opgevat: volledige trajecten die uitgevoerd worden door re-integratiebureaus, maar ook scholing, jobcoaching, stagebegeleiding, examens en zoals in dit geval ook casemanagement vallen hieronder.

In de Subsidieregeling zijn in de toelichting bij artikel 12 twee voorbeelden opgenomen om het begrip ‘subproject’ en de regel ‘één kostensoort per subproject’ toe te lichten. In voorbeeld 2 is de situatie opgenomen waarbij één van de deelnemende gemeenten een loket heeft bemenst met enkel extern ingehuurde casemanagers (i.c. jongerencoaches). Hiervan mogen de externe kosten worden verantwoord.

Als het gaat om een combinatie van extern en intern personeel binnen één subproject moet een keuze worden gemaakt tussen de directe loonkosten en de externe kosten. Ingeval een keuze wordt gemaakt voor de directe loonkosten mag van het externe personeel wel de werkelijke (= directe loon-) kosten verantwoord worden (brutoloon +32% +40%).

NB In dit laatste geval hoeft de marktconformiteit niet te worden aangetoond.

De facturen en de betaalbewijzen van de externe inhuur zijn eveneens niet noodzakelijk omdat slechts de directe loonkosten worden verantwoord.

Ten behoeve van de controle is van belang dat aangetoond wordt:

-dat het externe personeel is ingehuurd door de gemeente bijvoorbeeld met de inleenovereenkomst;

-welke ESF werkzaamheden uitgevoerd worden. Als dit onvoldoende specifiek blijkt uit bijvoorbeeld de inleenovereenkomst kan dit aanvullend met een addendum bij deze overeenkomst of een urenregistratie; 

-dat de diensten zijn geleverd (de prestatieonderbouwing). Dit is gelijk aan het interne personeel bijvoorbeeld met voortgangsrapportages, gespreknotities, presentielijsten;

-de directe loonkosten op basis van het brutoloon (loonstrook, loonverzamelstaat) of ingeval van ZZP-ers het vaste tarief (zie Q&A tarief ZZP-ers).